Hallinnan tunne alkavaan syksyyn

Lomat on lusittu ja tehtävälista pursuaa, sähköpostista ja pikaviesteistä puhumattakaan. Miten saadaan tilanne haltuun ennen kuin stressipeikko hiipii liian lähelle?

Ota itsellesi rauhallinen hetki ja muistiinpanovälineet, niin käydään hommiin!

Askel 1. Tyhjennä kovalevy

Kirjaa kaikki mielessäsi pyörivät tekemättömät asiat yhteen paikkaan, paperille tai sähköisesti. Tyhjennä mielestä kaikki pienetkin hännät ja “pitäisi” -asiat. Samaa metodia voit hyödyntää arjessa, kun keräät mieleen tulevat asiat aina yhteen “keräyspisteeseen”, josta lajittelet ne eteenpäin sopivan hetken tullen. Näin vapautat aivokapasiteettia asioiden edistämiselle tai vaikka palautumiselle sen sijaan, että pyörittelisit kaikkea muistissasi.

Askel 2. Jäsennä

Ryhmittele toisiinsa liittyvät asiat otsikoiden alle. Näitä voi olla esim. työ, koti, tietyt projektit, harrastukset, lapset jne. Toinen tapa ryhmitellä asioita on tekemisen mukaan esim. puhelut, sähköpostit, ostokset, sovittavat asiat. Tee juuri niinkuin sinulle parhaiten sopii.

Ideana on selkeyttää tehtävälistaa luomalla kokonaisuuksia, jotka on helpompi hahmottaa, kuin yksi pitkä sekalainen lista. Jos käytät tätä tekniikkaa jatkossakin, luo itsellesi rutiini keräyspisteen asioiden läpikäyntiin ja ryhmittelyyn. Se voi olla vaikkapa joka maanantai työviikon alkaessa tai vaikka sunnuntai, kun orientoidut tulevaan viikkoon.

Askel 3. Priorisoi

Tunnista tärkeät asiat ja käy toimeen. Usein tehtävälistallamme on enemmän asioita, kuin ehdimme tehdä ja täysi lista ahdistaa, koska tekeminen ei koskaan lopu. Ahdistuksesta voi taas seurata, että aloittaminen entisestään vaikeutuu.

Olennaista on tunnistaa, mikä on oikeasti tärkeää ja mitä voi siirtää myöhemmäksi tai ehkä jättää tekemättä kokonaan. Tässä voit hyödyntää esimerkiksi kuvan matriisia (Eisenhover Decision Matrix). Jaottele tehtävälistallasi olevat asiat nelikentän ruutuihin. Muista olla itsellesi rehellinen, onko asia oikeasti tärkeä ja onko se todellakin kiireellinen vai voisiko sen tehdä myöhemmin.

Askel 4. Kalenteroi

Kun olet tunnistanut tärkeimmät asiat, varmista että sinulla on riittävästi aikaa niiden tekemiselle ja kirjaa kalenteriin, koska teet mitäkin. Näin sinun ei tarvitse joka päivä miettiä, mistä aloittaa kun olet kerran jo asian miettinyt. Minua helpottaa ajatus, että kalenteri on “pyhä“. Jos jokin asia on merkitty kalenteriin, pyrin tekemään asian, kun kalenteri näin sanoo.

Arki on moninaista ja kalenteroituihin suunnitelmiin tulee muutoksia. Älä hätäänny, vaan pysähdy ja hengitä syvään. Sen jälkeen etsi jo valmiiksi suunnitellulle aikablokille uusi ajankohta, jolloin saat asian tehtyä. Hyvä vinkki on myös jättää kalenteriin aina hieman vapaata tilaa, jotta myös yllätyksille on aikaa.

Hallinnan tunnetta viikkoosi!